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Persönliche Assistenz (m/w/d) der Vorstandsvorsitzenden

Permanent employee, Full-time · Stuttgart
Unternehmen
Der Hausärzteverband Baden-Württemberg ist die berufspolitische Interessensvertretung der Hausärzt:innen in Baden-Württemberg. Als Teil des Hausärztinnen- und Hausärzteverband e. V. sind wir mit unseren rund 4.000 Mitgliedern in Baden-Württemberg und über 30.000 Mitgliedern bundesweit der größte Berufsverband niedergelassener Ärzt:innen in Europa. Unsere Werte, Überzeugungen und Positionen rund um die medizinische Versorgung vertreten wir gegenüber der Landespolitik, den Krankenkassen, den Organisationen der ärztlichen Selbstverwaltung und weiteren Interessensgruppen. 

Die Hausärztliche Vertragsgemeinschaft AG (HÄVG) ist unsere Managementgesellschaft und wurde von Hausärzt:innen für Hausärzt:innen gegründet, um unser erfolgreichstes Produkt, die  Hausarztzentrierte Versorgung (HZV), in Baden-Württemberg und ganz Deutschland umzusetzen. 

Unser gemeinsames Ziel in Stuttgart ist es, die hausärztliche Versorgung in Baden-Württemberg nachhaltig zu stärken, die berufspolitischen Interessen der Hausärzt:innen zu vertreten und die Hausarztzentrierte Versorgung zukunftsorientiert weiterzuentwickeln.

Wir suchen am Standort Stuttgart ab sofort und in unbefristeter Anstellung eine

Persönliche Assistenz (m/w/d) 
- in Vollzeit –
 
die unsere beiden Vorstandsvorsitzenden in ihrer Doppelfunktion als Vorsitzende des Vorstands des Hausärzteverbands Baden-Württemberg und als Regionaldirektorinnen der HÄVG Hausärztliche Vertragsgemeinschaft AG RD Süd in allen organisatorischen und administrativen Belangen unterstützt. 
Das erwartet Sie
Als persönliche Assistent:in tragen Sie maßgeblich dazu bei, dass die täglichen Aufgaben unserer beiden Vorstandsvorsitzenden reibungslos und effizient erledigt werden:

  • Sie planen und organisieren eigenverantwortlich Termine und Reisen und übernehmen administrativen Aufgaben, wie z. B. Reisekostenabrechnungen, die Koordination der Terminkalender sowie die Adressbuchpflege.
  • Sie bereiten Meetings und Geschäftstermine vor und nach.
  • Sie bearbeiten und beantworten die persönliche Korrespondenz, wie z. B. Terminanfragen und Gratulationsschreiben.
  • Sie strukturieren und planen proaktiv die Tage und Wochen unserer Vorstandsvorsitzenden und stellen reibungslose und effiziente Arbeitsabläufe sicher.
  • Sie entwickeln und strukturieren Organisationsprozesse, wie z. B. ein Wiedervorlagemanagement und Ablagesysteme.
  • Sie sind als Assistenz die Schnittstelle unserer Vorstandsvorsitzenden in andere Unternehmensbereiche und für andere Verbände und pflegen die Kontakte zu wichtigen Stakeholdern. 
  • Sie wirken in unserem Gremienmanagement mit und unterstützen bei der Koordination und Organisation unserer wichtigsten Sitzungstermine.
Das bringen Sie mit
  • Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
  • Mehrjährige Berufserfahrung als persönliche Assistenz des Vorstands oder der Geschäftsführung, als persönliche/r Referent:in oder in einer vergleichbaren Position. 
  • Ausgezeichnete Organisations- und Koordinationsfähigkeiten.
  • Hohes Maß an Verantwortungsbewusstsein, Diskretion, Zuverlässigkeit, Ruhe und Gelassenheit.
  • Gute Kommunikationsfähigkeiten, Sprachgeschick und ein sicheres Auftreten.
  • Fließende Deutschkenntnisse in Wort und Schrift.
  • Sehr gute Kenntnisse im Umgang mit MS Office und anderen gängigen Büroanwendungen.
Wir bieten Ihnen
  • Einen zukunftsfähigen, gesellschaftsrelevanten und sinnstiftenden Arbeitsbereich im Gesundheitswesen.
  • Ein umfangreiches und interdisziplinäres Onboarding.
  • Die Chance, mit uns Ihre Potentiale zu entfalten und sich persönlich weiterzuentwickeln, z.B. im Rahmen von Feedback- und Entwicklungsgesprächen und individuell zugeschnittenen Fort- und Weiterbildungen.
  • Ein offenes und transparentes Arbeitsumfeld, sowohl im strategischen als auch im operativen Bereich, das auch durch unsere Unternehmens- und Teamevents gefördert wird.
  • Strukturen mit kollegialen Entscheidungswegen, bei denen Sie in Entscheidungen einbezogen werden.
  • Die Möglichkeit, das Unternehmen mit Ihren eigenen Ideen und Stärken mitzugestalten. 
  • Raum und Zeit zum Lernen, für den Austausch und die Vernetzung mit Ihren Kolleg:innen, z.B. in unserer Open HÄVG.
  • Rahmenbedingungen, die es Ihnen ermöglichen Arbeit, Freizeit und Familie in Einklang zu bringen, insbesondere durch eine flexible Arbeitskultur und die Übernahme der Kosten für das Deutschlandticket / einem Jahresticket für öffentliche Verkehrsmittel.
  • Ein Unternehmen, das sich Gedanken um Deine Zukunft macht, z.B. durch Bezuschussung der betrieblichen Altersvorsorge.
  • Ein gutes und gesundes Arbeitsumfeld: Job-Rad, Firmensport sowie kreative Arbeitsflächen.
Kontakt
HÄVG Hausärztliche Vertragsgemeinschaft AG ǀ Edmund-Rumpler-Str. 2 ǀ 51149 Köln
Josefin Mix, Personalreferentin ǀ 02203-5756-1287

Haben wir Ihr Interesse geweckt?
Dann freuen wir uns, Sie kennen zu lernen!
Bewerben können Sie sich auf unserer Karriereseite unter www.hausarzt-bw.de/karriere über den Button „Mehr Erfahren“. Bitte nutzen Sie ausschließlich unser Bewerbungsportal und sehen Sie, wenn möglich, von Bewerbungen per E-Mail ab. 

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Please upload your CV, recent certificates as well as a brief cover letter (in total max. 20 MB).

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